Como emitir nota fiscal: Descubra quando é obrigatório e evite erros

A questão de como emitir nota fiscal é uma dúvida recorrente entre empreendedores e profissionais autônomos. O correto entendimento sobre a obrigatoriedade de emissão do documento fiscal é fundamental para evitar multas e garantir a regularização do seu negócio.

Neste guia, você descobrirá a importância de emitir o documento fiscal, os riscos de não cumprir a exigência, as exceções previstas em lei, além de receber dicas práticas para facilitar o processo de emissão.

Primeiros passos essenciais para a emissão

Formalizar suas transações por meio da nota fiscal é uma etapa crítica para a maioria dos negócios no Brasil. Para começar a emitir nota fiscal de forma correta, siga estes passos:

1. Verifique a obrigatoriedade: Inicialmente, confirme se o seu tipo de negócio e regime de tributação (como Simples Nacional, Lucro Presumido, etc.) exigem a emissão.
2. Cadastro no Sistema Fiscal: É obrigatório ter um cadastro na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado (para NF-e) e/ou na Secretaria Municipal de Finanças (para NFS-e). As regras e sistemas podem variar regionalmente.
3. Escolha o Tipo de Documento Fiscal: Identifique o tipo de nota fiscal mais adequado:
4. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Para venda de produtos (ICMS/IPI).
5. Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): Para prestação de serviços (ISS).
6. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): Para vendas diretas ao consumidor final, substituindo o cupom fiscal.
7. Certificado Digital: Obtenha um Certificado Digital (A1 ou A3), que é a sua assinatura digital para garantir a autenticidade e a validade jurídica das notas eletrônicas.
8. Software Emissor: Utilize um software emissor de notas fiscais confiável e atualizado. Embora existam algumas opções gratuitas, muitas empresas optam por sistemas pagos que se integram melhor à gestão do negócio, facilitando como gerar nota fiscal.
9. Reúna as Informações: Antes de documentar a transação, tenha em mãos dados do cliente (CNPJ/CPF, Inscrição Estadual, endereço), descrição detalhada dos produtos/serviços, valores e os códigos fiscais (NCM, CFOP, alíquotas de impostos) corretos.
10. Emissão e Transmissão: Preencha os dados no sistema, revise cuidadosamente e envie o documento para a SEFAZ ou Prefeitura para autorização.
11. Envio ao Cliente: Após a autorização, envie a cópia da nota fiscal (XML e DANFE/RPS) ao cliente.

Quem está obrigado a emitir nota fiscal?

O documento fiscal é o comprovante legal de qualquer transação comercial. A obrigatoriedade de fazer nota fiscal abrange a grande maioria dos contribuintes:

1. Empresas (Pessoas Jurídicas): Todos os tipos de empresas, independentemente do porte (Microempresas, EPP, Lucro Real/Presumido), devem emitir a nota fiscal em todas as vendas ou prestações de serviços.
2. MEIs (Microempreendedores Individuais): O MEI é obrigado a emitir nota fiscal quando a transação for realizada com outra Pessoa Jurídica (empresa), ou quando o consumidor final (Pessoa Física) a solicitar.
3. Comerciantes, Indústrias e Prestadores de Serviços: Qualquer atividade que envolva circulação de mercadorias ou execução de serviços deve ser documentada.
4. Profissionais Liberais e Autônomos (Pessoa Física): Embora não sejam obrigados a emitir NF-e/NFS-e se a transação for com pessoa física, ao prestar serviços para empresas, estes profissionais geralmente devem emitir um Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA) ou, em algumas cidades, a Nota Fiscal Avulsa.

Conhecer a legislação é vital para entender como documentar suas vendas e evitar penalidades fiscais.

Exceções: Quando a emissão pode não ser obrigatória

Embora a regra geral seja a obrigatoriedade, existem poucas exceções na exigência de emitir a nota fiscal:

1. MEI para Pessoa Física: O Microempreendedor Individual é dispensado de emitir NF ao vender produtos ou prestar serviços para consumidor final (Pessoa Física), a menos que o consumidor solicite.
2. Vendas de Baixo Valor (NFC-e): Algumas legislações estaduais/municipais possuem regras específicas para a não emissão do documento para valores muito baixos em vendas diretas ao consumidor, mas o uso da NFC-e é amplamente recomendado e, em muitos casos, obrigatório.
3. Transações entre Pessoas Físicas (PF): Vendas e serviços prestados exclusivamente entre Pessoas Físicas, sem vínculo empregatício e de natureza não habitual, geralmente não exigem nota fiscal. Nestes casos, pode-se usar recibos simples como comprovante.

Atenção: Vendas de baixo valor e transações informais sem nota fiscal, se recorrentes e com objetivo de burlar a tributação, podem configurar sonegação fiscal. Na dúvida, a regra de ouro é: sempre formalize suas transações.

Implicações legais ao não emitir nota fiscal

Deixar de formalizar suas vendas ou serviços com o documento fiscal é uma infração grave com sérias consequências legais:

1. Sonegação Fiscal: A não emissão da nota fiscal, com o objetivo de omitir receita e não pagar o imposto devido, é considerada crime de sonegação fiscal.
2. Multas Administrativas: Em caso de fiscalização, a empresa está sujeita a multas elevadas que podem variar de 10% a 100% ou mais sobre o valor da operação não documentada, acrescidas de juros.
3. Autuação: O Fisco pode autuar o contribuinte, exigindo o pagamento dos tributos devidos, mais juros e a penalidade.
4. Dificuldade de Comprovação: Sem o documento, o negócio não consegue comprovar a legalidade de suas operações, o que impacta na obtenção de crédito, na participação em licitações e na transparência fiscal.
5. Perda de Credibilidade: Clientes (principalmente empresas) dependem da nota fiscal para sua própria contabilidade e recolhimento de impostos. A falta dela prejudica a credibilidade e as relações comerciais.

Como regularizar a ausência de notas fiscais

Se você identificou vendas sem a devida documentação, é fundamental agir rapidamente para regularizar a situação:

1. Levantamento de Transações: Identifique todas as vendas ou serviços que não foram documentados.
2. Consulta Contábil: Procure imediatamente um contador ou especialista fiscal. Ele é o profissional apto a traçar a melhor estratégia de regularização.
3. Emissão de Notas Retroativas/Ajuste: Em alguns casos e sob orientação contábil, é possível emitir notas fiscais retroativas ou de ajuste, ou utilizar a Nota Fiscal Complementar, a depender da legislação e da situação.
4. Retificação de Obrigações Acessórias: Pode ser necessário retificar declarações fiscais já entregues (como o PGDAS-D no Simples Nacional, ou outras obrigações acessórias) para incluir a receita omitida.
5. Pagamento de Tributos: Prepare-se para pagar os tributos que não foram recolhidos na época, com os acréscimos legais (multas e juros de mora).

Nota fiscal para MEI: As regras de emissão

Para o MEI, como realizar a emissão do documento fiscal tem regras simplificadas, mas que exigem atenção:

1. Obrigatoriedade (PJ): A emissão de NF é obrigatória quando o MEI vende ou presta serviço para outra Pessoa Jurídica (empresa).
2. Obrigatoriedade (PF): A emissão é obrigatória quando o consumidor final (Pessoa Física) solicitar o documento.
3. Tipos de Notas e Emissor Nacional:
4. Serviços: O MEI deve emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), sendo fortemente incentivado o uso do Emissor Nacional de NFS-e (padrão federal), que unifica e simplifica o processo em grande parte do país.
5. Produtos: O MEI pode usar a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e), se disponível no seu estado, ou a NF-e, se obtiver o credenciamento na SEFAZ.
6. Requisitos: O MEI deve ter o CNPJ ativo e, no caso de serviços, a Inscrição Municipal na prefeitura.

Nota fiscal eletrônica: Como funciona o processo

A NF-e (produtos) e a NFS-e (serviços) são documentos digitais que substituíram o antigo talão em papel, trazendo mais agilidade e controle fiscal.

O processo de emissão do documento fiscal eletrônico segue estas etapas:

1. Credenciamento: A empresa deve estar credenciada na SEFAZ (ICMS/NF-e) ou na Prefeitura (ISS/NFS-e) e ter um Certificado Digital.
2. Software Emissor: O preenchimento dos dados é feito em um sistema integrado.
3. Assinatura Digital: O sistema assina o arquivo XML da nota com o Certificado Digital da empresa, garantindo a autoria e integridade.
4. Transmissão: O XML é enviado para a SEFAZ ou Prefeitura via internet.
5. Validação e Autorização: O órgão fiscalizador verifica o documento e, se não houver erros, emite o Protocolo de Autorização de Uso.
6. Geração do DANFE/RPS: O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) (para NF-e) ou o Recibo Provisório de Serviços (RPS) (para NFS-e) é impresso para acompanhar a mercadoria ou ser enviado ao cliente.
7. Armazenamento: O arquivo XML original e o protocolo de autorização devem ser armazenados digitalmente por, no mínimo, cinco anos.

Como emitir nota fiscal de serviços corretamente

Como emitir nota fiscal de serviços corretamente é crucial, pois envolve a legislação municipal (ISS). Para realizar a emissão, siga os seguintes passos:

1. Regularização Municipal: Estar inscrito no CNPJ e, obrigatoriamente, ter a Inscrição Municipal na prefeitura local para poder prestar serviços.
2. Acesso à Plataforma: A emissão da Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) é realizada por meio do sistema eletrônico disponibilizado pela Prefeitura ou, em casos de MEI, pelo Emissor Nacional.
3. Preenchimento de Dados: Inclua informações corretas, como dados do cliente, descrição do serviço prestado (seguindo o código de serviço municipal), valores e alíquotas de impostos envolvidos.
4. Envio e Autorização: A nota é enviada para a prefeitura para autorização de uso.
5. Envio ao Cliente: Uma vez autorizada, a nota deve ser enviada ao cliente em formato eletrônico (XML ou PDF) e armazenada de forma organizada.
6. Atualização Legal: Esteja sempre atento a alterações nas regras de emissão que possam ocorrer, pois a legislação do ISS pode variar de cidade para cidade.

Erros comuns e como evitá-los

Emitir o documento fiscal pode parecer simples, mas pequenos descuidos são as causas mais comuns de rejeições do Fisco e problemas futuros. Para garantir a correta emissão do documento fiscal, fique atento aos seguintes erros e saiba como evitá-los:

1. Informações Cadastrais Incorretas: Um dos erros mais frequentes é preencher dados errados do cliente (destinatário), como CNPJ, CPF, ou Inscrição Estadual (IE).

Como evitar: Sempre valide o CNPJ/CPF e a IE do seu cliente antes de enviar a nota. Use ferramentas de consulta disponíveis para garantir que os dados estejam ativos e corretos.

1. Classificação Fiscal Errada: Utilizar a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) errada para produtos ou o Código de Serviço incorreto (para serviços) pode levar a cálculos tributários equivocados e multas.

Como evitar: Mantenha contato constante com seu contador. Peça para ele confirmar a NCM e o Código de Serviço adequados para cada item ou atividade que você comercializa.

1. Cálculo de Imposto Incorreto: Erros na aplicação das alíquotas de ICMS, IPI, PIS, COFINS ou ISS são críticos e podem gerar graves problemas fiscais.

Como evitar: Utilize um software de emissão eficiente e que esteja sempre atualizado. A integração do sistema com as regras fiscais do seu regime (Simples Nacional, por exemplo) é essencial para calcular os impostos automaticamente.

1. Ausência de Campos Obrigatórios: Deixar de preencher campos obrigatórios exigidos pela legislação estadual ou municipal pode resultar na rejeição imediata da nota pela SEFAZ ou Prefeitura.

Como evitar: Familiarize-se com os campos exigidos pelo seu sistema emissor e verifique as regras específicas do seu estado/município. Sempre revise o documento antes da transmissão.

Documentação necessária para emitir nota fiscal

Para emitir uma nota fiscal corretamente, é fundamental reunir a documentação adequada. Estes são os principais itens que a empresa deve possuir:

1. Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ): Sua empresa deve estar devidamente registrada e possuir um CNPJ ativo.
2. Inscrição Estadual (IE): Obrigatória para empresas que vendem produtos (circulação de mercadorias).
3. Inscrição Municipal (IM): Obrigatória para empresas que prestam serviços.
4. Certificado Digital: Essencial para a assinatura e validade jurídica das notas fiscais eletrônicas.
5. Dados do Cliente: CNPJ/CPF, nome/razão social, endereço e Inscrição Estadual (se aplicável).
6. Informações da Transação: Descrição detalhada do produto ou serviço, valores, CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e NCM (para produtos).

Ao reunir toda a documentação exigida, você facilita o processo de emissão de notas fiscais e garante a conformidade legal do seu negócio.

Fique atento às mudanças na legislação sobre nota fiscal

É fundamental estar atualizado sobre as novas regras e normativas que cercam a emissão de notas fiscais. A legislação fiscal é dinâmica e o não cumprimento das normas pode resultar em penalidades.

As alterações podem incluir a revisão de alíquotas, a mudança nos códigos de NCM ou a introdução de novos campos obrigatórios na nota (como tem ocorrido com a evolução da NF-e e a padronização da NFS-e).

Para se proteger legalmente e garantir que sua empresa opere sem problemas, consulte regularmente fontes confiáveis de informação e, principalmente, busque a ajuda de um especialista em contabilidade. O acompanhamento contínuo das mudanças é essencial.

Dúvidas frequentes sobre como emitir nota fiscal

1. Quando é obrigatória a emissão de nota fiscal? A emissão é obrigatória para a venda de produtos ou a prestação de serviços por Pessoas Jurídicas. O MEI só é dispensado quando a venda é para Pessoa Física e não há solicitação do documento.
2. Como posso corrigir uma nota fiscal emitida incorretamente? Para erros simples e antes da circulação da mercadoria, é possível usar a Carta de Correção Eletrônica (CC-e). Para erros mais graves, como valor ou destinatário, pode ser necessário emitir uma Nota Fiscal de Cancelamento (dentro do prazo legal) ou uma Nota Fiscal de Estorno. Consulte seu contador.
3. É possível emitir nota fiscal sem CNPJ? Sim, profissionais autônomos (Pessoa Física) podem emitir a Nota Fiscal Avulsa de Serviço ou utilizar o Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA) para formalizar transações.
4. Quais são as penalidades por não emitir nota fiscal? A falta de emissão pode resultar em multas que variam conforme o valor da transação e a legislação estadual, além de caracterizar crime de sonegação fiscal.

Comece certo! Simplifique a abertura e legalização da sua empresa

Entender como emitir nota fiscal é apenas um dos desafios de quem decide empreender. A abertura e legalização de uma empresa exige o cumprimento de diversas etapas burocráticas e a escolha do regime tributário mais vantajoso.

Você não precisa passar por este processo complexo sozinho.

A Quero Montar Uma Empresa é especializada em simplificar a jornada do empreendedor, oferecendo um serviço completo de abertura e legalização de empresas para que você comece a operar com total conformidade fiscal e tributária desde o primeiro dia.

Quer focar no seu negócio e deixar a burocracia conosco?

Entre em contato com o nosso time hoje mesmo e descubra como podemos te ajudar a iniciar suas operações de forma rápida e segura!