Como abrir uma empresa: Descubra quanto custa no Simples Nacional

Saber exatamente como abrir uma empresa e quais são os custos reais para aderir ao Simples Nacional são as dúvidas mais comuns de quem deseja empreender. Ter clareza sobre o investimento inicial e as despesas de manutenção desse regime tributário é fundamental para evitar surpresas desagradáveis e garantir um planejamento financeiro sólido.

Neste guia atualizado, detalhamos todas as etapas, taxas, novas exigências e dicas práticas para que você conquiste seu CNPJ com agilidade, gastando menos e aproveitando as facilidades digitais que desburocratizaram o processo de abertura de firma.

Como abrir uma empresa no Simples Nacional?

Para formalizar o seu negócio e enquadrá-lo no Simples Nacional, é necessário seguir uma ordem lógica que garante a segurança jurídica da operação. O processo, que antes era demorado, hoje está muito mais digital, sendo frequentemente realizado via Balcão Único ou integradores estaduais da Redesim.

1. Definição e viabilidade: O primeiro passo de como abrir uma empresa é escolher o nome jurídico e definir as atividades (CNAEs). Antes de qualquer registro, é obrigatório fazer uma consulta de viabilidade na prefeitura e na Junta Comercial para confirmar se o nome está disponível e se a atividade é permitida no endereço desejado.
2. Solicitação do CNPJ: A emissão do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) ocorre através da coleta de dados na Redesim (sistema da Receita Federal). É neste momento que seu negócio passa a existir legalmente para o Fisco.
3. Registro na Junta Comercial: Esta etapa equivale à ‘certidão de nascimento’ da companhia. O Contrato Social (ou o ato constitutivo de uma SLU) deve ser registrado na Junta Comercial do seu estado.
4. Licenças e alvarás: Dependendo do ramo de atuação, você precisará de licenciamento específico (Corpo de Bombeiros, Vigilância Sanitária ou Meio Ambiente) e o Alvará de Funcionamento da prefeitura. Vale destacar que, atualmente, empresas consideradas de baixo risco (pela Lei da Liberdade Econômica) possuem dispensa automática de diversos alvarás físicos.
5. Opção pelo Simples Nacional: Com o CNPJ e as Inscrições (Municipal e/ou Estadual) ativas, você tem um prazo (geralmente 30 dias após a última inscrição deferida) para solicitar o enquadramento no Simples Nacional através do portal oficial do regime.

Documentos necessários para abertura de empresa

No processo de como abrir uma empresa, a organização da documentação é vital para não travar o pedido. Hoje, a maioria dos envios é digital, dispensando cartórios físicos em grande parte dos casos.

1. Documentos pessoais: RG e CPF (ou CNH) de todos os sócios.
2. Comprovante de residência: Atualizado, tanto dos sócios quanto do local onde a empresa será instalada (a capa do IPTU é essencial para identificar a inscrição imobiliária).
3. Conta Gov.br ou Certificado Digital: Para assinar digitalmente os documentos na Junta Comercial, é necessário ter uma conta Gov.br (níveis Prata ou Ouro) ou um Certificado Digital (e-CPF).
4. Contrato Social: Documento que define as regras do negócio, capital social, administração e participação dos sócios.
5. Recibo do IRPF: O sistema da Redesim pode solicitar o número do recibo da última declaração de imposto de renda dos sócios para validação de identidade.

Passo a passo resumido para registrar o CNPJ

1. Acesso à Redesim/Gov.br: Inicie o processo no portal de serviços do governo federal ou na Junta Comercial do seu estado.
2. Preenchimento do DBE: O Documento Básico de Entrada reúne as informações cadastrais. Erros aqui travam o processo, portanto, revise os dados dos sócios e a seleção dos CNAEs com atenção.
3. Assinatura e envio: Utilize sua assinatura eletrônica (Gov.br ou e-CPF) para validar juridicamente os atos constitutivos.
4. Deferimento: Após a análise (que hoje pode levar de poucas horas a poucos dias, dependendo do estado), o número do CNPJ é gerado.
5. Inscrições fiscais: O sistema, na maioria dos casos, gera automaticamente a Inscrição Estadual (para comércio) e libera o protocolo para o cadastro da Inscrição Municipal (para serviços).

Quanto custa abrir uma empresa hoje?

Os custos para iniciar um empreendimento variam conforme o estado e a natureza jurídica. Ao planejar como abrir uma empresa, separe os custos de abertura (taxas únicas) dos custos recorrentes.

1. Taxas da Junta Comercial: O valor varia por estado. Para uma Sociedade Limitada (LTDA) ou Sociedade Limitada Unipessoal (SLU), o custo costuma girar entre R$ 200,00 e R$ 800,00. (Nota: O MEI é isento dessa taxa).
2. Certificado Digital (e-CNPJ): Necessário para emitir notas fiscais e cumprir obrigações acessórias. O custo médio de um certificado modelo A1 é de R$ 150,00 a R$ 250,00 por ano.
3. Honorários Contábeis: Para empresas fora do MEI, a contratação de um contador é obrigatória por lei. A abertura pode custar de R$ 500,00 a R$ 1.500,00, dependendo da complexidade e da região.
4. Taxas Municipais (TFE/TFA): Algumas prefeituras cobram taxas anuais de fiscalização de estabelecimento ou anúncio, que podem variar de R$ 150,00 a mais de R$ 800,00.

Quais taxas você paga para legalizar o negócio?

Diferente de outros países, no Brasil as taxas de legalização envolvem diferentes esferas. Considere no seu orçamento:

1. DARE/Guia da Junta Comercial: Taxa estadual para processar o registro do Contrato Social.
2. Taxa de Alvará: Paga à prefeitura. O valor depende da metragem do imóvel e da atividade. Muitas cidades isentam MEIs ou negócios digitais sediados em endereços fiscais virtuais.
3. Registros de Classe: Se sua atividade é regulamentada (Engenharia, Medicina, Arquitetura, Contabilidade), haverá taxas de registro da empresa no respectivo conselho (CREA, CRM, CAU, CRC) além da anuidade profissional.

Os principais custos do Simples Nacional

A grande vantagem de entender como abrir uma empresa no Simples é a unificação tributária. Você pagará uma guia única mensal, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

1. Alíquotas Progressivas: Começam em 4% para comércio e 6% para a maioria dos serviços, incidindo sobre o faturamento bruto mensal.
2. INSS Patronal Incluso: Nos Anexos I, II, III e V, a contribuição patronal ao INSS já está embutida na alíquota única, gerando uma grande economia na folha de pagamento comparado a outros regimes.
3. Fator R: Atenção para atividades intelectuais e técnicas. Se a folha de pagamento da empresa for inferior a 28% do faturamento, a tributação pode subir para o Anexo V (iniciando em 15,5%). O planejamento tributário aqui é essencial.

Despesas obrigatórias e manutenção

Além dos impostos sobre vendas, manter a empresa regular exige honrar compromissos periódicos:

1. Contabilidade Mensal: Obrigatória para todas as empresas (exceto MEI). Garante o envio das declarações ao governo, balanços e folha de pagamento.
2. Pró-labore: É a remuneração do sócio-administrador pelo trabalho. Sobre ele incide INSS (11%) e Imposto de Renda (conforme tabela progressiva). O pagamento do pró-labore é obrigatório para que o sócio seja segurado da Previdência.
3. Renovação de Licenças: Alvarás e licenças sanitárias precisam ser renovados periodicamente, gerando taxas anuais.

Como economizar ao abrir sua empresa

1. Planejamento Tributário: Antes de formalizar, simule se o Simples Nacional é realmente a melhor opção. Para algumas atividades específicas, o Lucro Presumido pode ser mais vantajoso financeiramente.
2. Endereço Fiscal/Virtual: Se você presta serviços e não precisa de ponto físico para receber clientes, utilize um escritório virtual (coworking). Isso reduz drasticamente custos de ocupação e, muitas vezes, a taxa de fiscalização da prefeitura.
3. Bancos Digitais: Evite as cestas de tarifas de contas PJ dos grandes bancos tradicionais. Hoje existem diversas opções de contas digitais PJ gratuitas e completas.
4. Evite Multas: A maior despesa desnecessária para o empresário é a multa por atraso na entrega de declarações fiscais. Mantenha a documentação estritamente em dia com seu contador.

Quem pode aderir ao Simples Nacional?

Para optar por este regime ao estruturar como abrir uma empresa, é preciso cumprir requisitos básicos:

1. Faturamento: Receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões.
2. Atividade: Exercer atividades permitidas (CNAEs listados na legislação do Simples).
3. Quadro Societário: Não possuir sócios que sejam pessoas jurídicas (outras empresas) e não ter débitos com o INSS ou com as Fazendas Públicas.
4. Porte: Enquadrar-se como Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP).

Vantagens de abrir empresa no Simples Nacional

1. Guia Única: Pagamento unificado de tributos federais, estaduais e municipais (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, ICMS, ISS e CPP) em um único boleto.
2. Custo Laboral Reduzido: Isenção dos 20% de INSS patronal sobre a folha de pagamento na maioria dos anexos.
3. Preferência em Licitações: A legislação garante tratamento diferenciado e favorecido para MEs e EPPs em compras públicas.
4. Facilidade de Crédito: Acesso a linhas de crédito específicas para micro e pequenas empresas com taxas subsidiadas.

Dúvidas frequentes

1. Quanto tempo demora para abrir uma empresa? Com a digitalização e o Balcão Único, o número do CNPJ pode sair em menos de 24 horas. A legalização completa (com Inscrição Municipal e liberação para emitir notas), geralmente leva de 5 a 10 dias úteis, variando conforme o município.

2. Posso abrir uma empresa sozinho? Sim. Hoje a modalidade mais utilizada é a SLU (Sociedade Limitada Unipessoal). Ela protege seu patrimônio pessoal (separando-o das dívidas da empresa) e não exige sócio, substituindo a antiga EIRELI.

3. Qual o limite de faturamento do MEI? O limite atual permanece em R$ 81.000,00 anuais (proporcional a R$ 6.750,00 por mês de abertura). Embora existam projetos de lei em tramitação para aumentar esse teto, vale a regra vigente. Se passar desse valor, é necessário migrar para ME.

4. Preciso de contador para abrir MEI? Não é obrigatório, mas é recomendável uma consultoria inicial para garantir que o CNAE (atividade) escolhido esteja correto. Para Microempresas (ME) e EPP, a contabilidade é obrigatória.

5. A Reforma Tributária vai acabar com o Simples Nacional? Não. O regime do Simples Nacional está mantido na Constituição. O que mudará gradualmente (com transição iniciando em 2026) é a forma de apuração e emissão de notas fiscais para se adequar aos novos impostos (IBS e CBS), mas o tratamento diferenciado para pequenos negócios continua garantido.

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O processo de como abrir uma empresa envolve detalhes que, se bem planejados, geram economia tributária e segurança jurídica para o seu futuro. Não corra riscos desnecessários tentando resolver burocracias complexas sozinho.

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